Le bulletinage : saisie d’un périodique pas à pas
1. Généralités : consulter / saisir / modifier /
supprimer
a) Dans un premier temps, il convient de créer
des « fiches modèles »
b) Rappeler à l’écran un modèle de fiche
Document
3. Saisie
d’un premier numéro de périodique (qui servira de modèle pour les suivants)
Consultez la documentation spécifique -> Généralités Fiches
Nous allons à titre d’exemple procéder pas à pas à la
saisie d’un Document périodique « dans l’attente de l’envoi
MéMoFiches » :
Situation : vous vous êtes abonné aux MéMoFiches (dépouillement d’articles de périodiques) du CRDP de Poitou-Charentes. Vous allez donc recevoir vos revues avant de recevoir les fichiers informatiques correspondant à leur dépouillement.
Vous allez, dès que vous recevez vos revues, saisir dans BCDI un document correspondant au numéro de chaque périodique et créer un (ou plusieurs) exemplaire(s) pour tenir à jour votre inventaire.
Lorsque vous recevrez vos fichiers MéMoFiches, vous les importerez et BCDI créera des notices (correspondant aux unités documentaires) qu’il liera aux documents. Pour que ce branchement se fasse correctement, il est indispensable de respecter certaines règles très simples.
Gestion du fonds, Importation de notices, au format MémoNotices.
Importez dans BCDI les données MéMoFiches correspondant aux revues auxquelles vous êtes abonné (soit il s’agit de MéMoFiches des années antérieures à votre abonnement, soit attendez – sans saisir de document périodique – le premier envoi MéMoFiches de votre abonnement).
Suivez la procédure d’installation jointe aux MéMoFiches : dans le répertoire C:\BCDI3\TEMP, un fichier nommé « TOUTMMN.XML » va être créé.
Dans BCDI, identifiez-vous en tant que gestionnaire, Importer, MémoNotices. Le fichier TOUTMMN.XML vous est proposé, cliquez sur son nom puis sur Ok.

La fenêtre d’importation du fichier MémoNotices (au format XML)
Cliquez sur le nom du fichier Toutmmn.xml puis sur Ouvrir.

La fenêtre de choix des paramètres d’importation des données MémoNotices
Laissez cochés les choix par défaut et cliquez sur Ok.
L’importation commence dans BCDI.
Que se passe-t-il ?
BCDI va créer :
- des fiches Documents (une par numéro de périodique) ;
- un exemplaire pour chaque document ;
- une ou plusieurs notice(s) pour chaque document.
Ainsi, ont été créées des fiches Documents correspondant aux revues auxquelles vous êtes abonné : elles vont désormais servir de modèles pour créer les fiches Documents des périodiques que vous recevrez par la suite.
Gestion du fonds, Gestion des périodiques, Bulletinage
Double-clic ou F2 dans le champ Document, la fenêtre des existants s’ouvre ;
Tapez les premières lettres du nom du périodique (dans notre exemple « BT ») ;
Mettez en surbrillance (sélectionnez) le dernier numéro du périodique ;

Sélectionner le dernier numéro d’un périodique
Cliquez sur « Afficher », la fiche Document s’affiche (fiche Existante).
Remarque : « normalement », le dernier numéro affiché devrait être le numéro précédent le numéro du périodique que vous avez entre les main. Si tel n’est pas le cas, il convient de se demander si on a bien reçu le numéro précédent .
(*) Dans une bibliothèque, le bulletinage est l'opération qui consiste à
enregistrer chaque livraison d’un périodique donné au fur et à mesure de son
arrivée afin de connaïtre un état de la collection.
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Cliquez sur le bouton « Dupliquer » |
|
Le statut (Ex) existant de la fiche devient (Nouv) Nouvelle fiche :

Dupliquer une fiche existante crée une fiche nouvelle pré-remplie
Il suffit de modifier :
- le numéro, dans le champ Document ET dans le champ N° Collection ;
- la date de parution.
Vous remarquerez que la duplication a renseigné le champ Date de saisie avec la date du jour et vidé les champs Date de modification et Identité.
Cliquez sur le bouton « enregistrer » : BCDI vous informe qu’un exemplaire est créé et vous en donne le numéro.
Remarquez que le champ Identité a été créé par BCDI au moment où vous avez enregistré la fiche.
Vous êtes désormais assuré que, lorsque vous recevrez, dans le cadre de votre abonnement aux MéMoFiches, le dépouillement de ce périodique sous la forme d’un fichier MémoNotices XML, les notices créées se « brancheront » bien sur ce document.
Gestion du fonds, Gestion des périodiques, Bulletinage.
Saisissez avec grande attention ce premier numéro de périodique, car il vous servira de modèle pour la saisie des numéros suivants (comme expliqué ci-dessus).
Nous attirons votre attention sur quelques « règles » qui ont pour but d’assurer une certaine cohérence dans les données que vous saisissez.
1. Saisie du champ Document
Ce champ doit être composé
- du nom du périodique, tel qu’il apparaît sur le périodique lui-même (sa forme « normalisée » de collection sera à placer dans le champ Collection)
- suivi du numéro (nous conseillons de ne pas saisir « n° »).
Nota : attention à la forme de numérotation !
Pour qu’en listes vos périodiques apparaissent classés, il faut prévoir une
numérotation « alphanumérique ». Ne saisissez pas par exemple le
numéro sous la forme 1, 2, 3, mais sous la forme 001, 002, 003, etc. (voire
même pour un quotidien 0001, 0002, 0003 car il convient de prévoir l’avenir).
2. Saisissez le champ N° de collection sous la même forme que ci-dessus, sans rajouter « n° » ;
3. Saisissez le champ Collection en prenant le temps de vérifier la forme normalisée (vous pouvrez consulter le Catalogue Collectif National des publications en série, vous en profiterez pour connaître ou vérifier l’ISSN de cette collection). Exemple, la forme normalisée (titre clé) de « Le Monde » est « Le Monde (Paris. 1944) », son ISSN est 0395-2037 ;
4. Saisissez « Périodique » en support ;
5. Saisissez
Ce travail peut paraître fastidieux, mais, une fois encore, cette fiche vous servira de modèle par la suite !