Gestion du fonds, catalogage : création d’exemplaires

 

1.         Masque de saisie d’une Notice générale.. 1

a)     Notice sans exemplaire. 1

b)     Notice avec exemplaires rattachés. 2

2.         Création de un (ou plusieurs) exemplaire(s) 3

3.         Les séries (de lecture suivie) 5

a)     Création d’une série à partir de zéro. 6

b)     Création d’une série à partir d’un lot d’exemplaires existants. 7

1.   Masque de saisie d’une Notice générale

Le masque de saisie d’une notice générale propose un bouton « Exemplaires (X) », où X est le nombre d’exemplaire rattachés à cette notice.

Nota : ce bouton apparait uniquement si la notice générale peut avoir des exemplaires rattachés. Une notice de site internet, par exemple, ne peut pas avoir d’exemplaire rattaché.

a)    Notice sans exemplaire

Si la notice générale n’a aucun exemplaire rattaché, l’intitulé du bouton est « Exemplaires (0) ».

Si on clique sur ce bouton, on appelle la fenêtre de création de nouveaux exemplaires.

a)    Notice avec exemplaires rattachés

Si la notice générale a au moins 1 exemplaire rattaché, lorsqu’on clique sur le bouton « Exemplaires », on affiche le masque de saisie d’un exemplaire pour naviguer parmi les exemplaires de la notice. Dans ce masque de saisie, le bouton « Créer de nouveaux exemplaires » permet d’appeler la fenêtre de création de nouveaux exemplaires.

1.   Création de un (ou plusieurs) exemplaire(s)

Une fenêtre à onglet vous demande combien d’exemplaires vous voulez créer :

 

Pour le moment, nous nous intéressons au premier onglet « Création d’exemplaire ». Le second « création de série » sera abordé à la fin de cette rubrique.

Indiquez le nombre d’exemplaires à créer (généralement 1) et cliquez sur « Ok » pour valider leur création. Un fenêtre d’information vous indique le numéro de l’exemplaire que vous venez de créer.


 Fenêtre indiquant la création d’un exemplaire et le n° d’exemplaire attribué

Si vous avez créé plusieurs exemplaires, BCDI affichera tous les numéros d’exemplaires créés.

Nota : si vous saisissez plus de 30 exemplaires, BCDI vous demandera de confirmer avant de valider votre saisie.

Après avoir cliqué sur le bouton Ok, la (les) fiche(s) exemplaire(s) créée(s) s’affiche(nt) :


Remarquez que le champ Cote, le champ Coût et le champ Support ont été renseignés automatiquement avec les valeurs des champs Proposition de cote, Coût et Support saisies en Notices. Vous pouvez cependant les modifier si vous le jugez nécessaire.

Remarquez aussi que le bouton « Enregistrer » n’est pas actif : il le deviendra dès que vous aurez modifié un champ.

Gestion des exemplaires par Numéro exemplaire ou par Code exemplaire 

Gestion par numéro d’exemplaire

Vous pouvez laisser BCDI gérer vos exemplaires : il attribue automatiquement un numéro (numéro d’enregistrement informatique dans la base Exemplaires) chronologique (il commence à 1 et continue en incrémentant ce nombre). Vous pouvez éditer ou faire éditer des codes à barres de 1 au nombre d’exemplaires de votre fonds et coller vos étiquettes au fur et à mesure de l’annonce de la création d’exemplaires par BCDI. C’est le plus simple…

Nota : Si vous supprimez des exemplaires, BCDI va créer des « trous » dans sa numérotation.  Lorsque vous créerez un exemplaire ensuite, le logiciel s’empressera de les « boucher » en proposant comme numéro d’exemplaire le numéro d’un exemplaire supprimé. Ceci peut être fort gênant si vous avez fait éditer vos étiquettes codes à barres, parce que ces étiquettes anciennes ne seront plus disponibles. C’est pour cela que nous vous déconseillons de supprimer des exemplaires, mais plutôt de changer leur Statut (champ Statut fermé) en indiquant « Mis au pilon ». Ainsi, vous ne créerez plus de trous et vous garderez un historique de vos suppressions.

Gestion par code d’exemplaire

Dans certains cas, vous pouvez être conduit à gérer vos prêts par « Code exemplaire » (le plus souvent, après la conversion sous BCDI des données provenant d’un autre système documentaire qui avait attribué ses propres codes d’exemplaires et dont les étiquettes codes à barres ont été collées sur les exemplaires : vous évitez ainsi un rééquipement).

BCDI va continuer à créer un numéro d’exemplaire, mais vous n’en tiendrez plus compte : vous devrez entrer le Code Exemplaire de votre choix (30 caractères au maximum, alphanumériques) dans le champ Code Exemplaire.

Il est désormais possible, dans le paramétrage de Bcdi, d’indiquer que vous gérez votre base uniquement avec le champ Code exemplaire. Dans ce cas, au moment d’un prêt ou d’un retour, BCDI n’ira plus jamais rechercher dans le champ « numéro exemplaire ». Consultez la documentation spécifique -> Paramétrage des Autorisations

Nota : le champ Code exemplaire peut aussi être utilisé lors du prêt inter-bibliothèques (de BCDI à BCDI ou prêts d’une BDP par exemple). Si la BDP propose ses données en Unimarc ET respecte la Recommandation 995, il est possible de les importer dans BCDI (Gestion du fonds, Importation de notices, Unimarc). Le Code exemplaire étant généralement TRES différent du numéro d’exemplaire créé par BCDI, il n’y a pas de conflit.

Les champs Statut et Situation

Ce sont des champs fermés très liés l’un à l’autre : ce n’est pas à vous de saisir le champ Situation, c’est BCDI qui, en fonction du statut de chaque exemplaire (s’il est prêtable ou non, et prêté ou non), va le renseigner :

Nota : par défaut, lors de la création d’exemplaires, BCDI renseigne le champ « Statut » par « En service » et le champ Situation par « Disponible ».

-   Si Statut est « En service » ou « Archivé », l’exemplaire est prêtable :

1.     si il est prêté , le champ Situation sera renseigné par « Sorti »,

2.     si il n’est pas prêté, par « Disponible » ;

-   Si Statut est « Hors-Prêt », Situation sera toujours « Disponible » ;

-   Si Statut est « Perdu », « Mis au Pilon », « En restauration » ou « Autre », Situation sera toujours « Indisponible ».

 

Quittez ensuite la fiche Exemplaire en cliquant sur le bouton-croix  « Quitter l’action en cours ». Vous retournez dans la masque de saisie du document.

Pour saisir un nouveau document, vous pouvez :

- soit utiliser le bouton-gomme  « Revenir à une fiche vierge » (si votre nouveau document est du même type que le précédent) ;

- soit quitter pour revenir à l’écran de sélection.

2.   Les séries (de lecture suivie)

BCDI permet de regrouper plusieurs exemplaires d’une même notice générale pour définir une série. Ainsi définie, elle pourra faire l’objet de traitements particuliers lors du prêt, des statistiques… Il s’agit d’une notion d’exemplaire. On ne représente pas une série par l’un des exemplaires qui la constitue. Pourquoi privilégier un exemplaire par rapport aux autres ? Qu’arriverait-il si cet exemplaire était détérioré ou perdu ? On va donc représenter la série par un nouvel exemplaire, qui ne sera aucun exemplaire de l’ouvrage détenu par le CDI. Cet exemplaire fictif sera appelé tête de série. On peut très bien le matérialisé par une fiche cartonnée, à la manière d’un fantôme, sur laquelle on collera son numéro ou code d’exemplaire, son code barre…

a)    Création d’une série à partir de zéro

Créer une série à partir de zéro, c’est créer le lot d’exemplaires qui la constitueront et la tête de série. C’est une opération de création d’exemplaire.

Cette fois-ci, nous nous intéressons au deuxième onglet de la fenêtre de création d’exemplaires. Dans la case de saisie, entrez le nombre d’exemplaires dont vous disposez et que vous voulez inclure dans cette série. Cochez la case « Créer aussi un exemplaire tête de série ». Dans l’exemple, nous allons créer une série de 25 exemplaires. Nous allons aussi créer l’exemplaire tête de série. Il y aura donc 26 exemplaires créés par cette opération.

Cliquez sur le bouton « Ok ».

Si vous n’avez pas lancé l’application en client-serveur, vous verrez défiler autant de message d’information de création d’exemplaire, comme celui-ci-dessus, que vous avez créer d’exemplaires, soit 26 dans notre exemplaire. Si vous êtes en client-serveur, il n’y aura qu’un seul message d’information avec la liste des exemplaires.

Vous revenez sur le masque de saisie des exemplaires de la notice générale.

Le masque affiche l’exemplaire tête de série qui vient d’être créé.

Vous pouvez voir qu’il y a maintenant 2 boutons supplémentaires :

-          Gérer le contenu de la série : appelle la fenêtre de gestion du contenu de la série ;

-          Liste Exemplaires (25) : entre parenthèses est indiqué le nombre d’exemplaires qui constituent cette série nouvellement créée. Il ne compte pas l’exemplaire tête de série, mais uniquement les exemplaires physiques que vous avez créés.

b)   Création d’une série à partir d’un lot d’exemplaires existants

Si vous disposez déjà, dans votre fonds, d’un lot d’exemplaires d’une même notice générale, que vous présentez à vos usagers comme une série de lecture suivie, vous pouvez aisément en faire une dans BCDI. Pour cela, revenez à la fenêtre de création d’exemplaires, dans l’onglet « Création de série ».

Cette fois-ci, vous n’avez pas d’exemplaire à créer, ils existent déjà dans votre fonds. Il ne vous manque que la tête de série. Cochez la case « Créez uniquement un exemplaire tête de série ».

Cliquez sur OK.

BCDI vous informe du numéro ou code de l’exemplaire tête de série qu’il vient de créer. Cliquez sur Ok.

Vous revenez dans le masque de saisie de la tête de série.

Comme nous n’avons pas créé les exemplaires en même temps, BCDI ne peut pas savoir que vous avez déjà des exemplaires à inclure dans cette série. La série contient donc actuellement 0 exemplaires. C’est pourquoi le bouton « Liste Exemplaire » n’est pas visible. Il faut maintenant déclarer les exemplaires que vous allez inclure dans cette nouvelle série. Pour cela utilisez le bouton « Gérer le contenu de la série ». Il ouvre la fenêtre de gestion du contenu de la série, grâce à laquelle vous allez choisir les exemplaires à y inclure.

Reportez-vous à l’aide spécifique à la gestion du contenu d’une série.