La table Documents

1.    Généralités : consulter / saisir / modifier / supprimer. 1

2.    La table (le fichier) Documents. 1

3.    Description des champs de la table Documents. 3

1.     Généralités : consulter / saisir / modifier / supprimer

Consultez la documentation spécifique -> Généralités Fiches

1.    La table (le fichier) Documents

Tous les documents ont obligatoirement une notice générale (elle est créée automatiquement au cours des opérations de catalogage, de bulletinage et d’importation). Le titre d’une notice générale est strictement identique au titre du document auquel elle est reliée.

Les monographies seront décrites par cette association Document/Notice générale et il sera possible de leur adjoindre une ou plusieurs partie(s) composante(s) (notice(s) analytique(s)) par exemple pour décrire une préface.

Pour décrire par exemple une vidéo contenant plusieurs films, on créera en catalogage une notice générale et son document décrivant le document dans son ensemble et autant de notices parties composantes (notices de parties) qu’elle contient de films (chacun des titres de ces notices de partie sera alors le titre de chacun des films).

Les périodiques sont gérés de la même manière, avec une notice générale ayant le même titre que son document (par exemple Que choisir 153) et on créera autant de notices de « dépouillement » qu’il y a d’articles, le titre de chacune de ces notices étant bien sûr le titre de chacun des articles.

Contrairement à la fonction « Catalogage » qui présente des masques de saisie contextualisés (différents selon le support du document qu’on saisit), le masque de la table Documents contient tous les champs, quel que soit le support ou le type du document.

Il est déconseillé d’utiliser cette fonction Editer, Documents pour saisir (utilisez la fonction catalogage ou bulletinage), par contre elle peut être utilisée pour relire et corriger.

Nota : BCDI  offre la possibilité de choisir les champs qu’on désire afficher et de les présenter librement (emplacement, format  corps de caractères, couleurs, etc.). (se reporter à la documentation Administrateur -> Administrateur Masques). Les’ écrans proposés ci-dessous correspondent aux paramétrages par défaut.


Pour voir la (ou les) notice(s) reliée(s) à ce document, cliquez sur le bouton « Liste Notices », le nombre de notices ratachées apparaît entre parenthèses.

De la même façon, vous pouvez consulter les fiches exemplaires, achats et réservations.

« Document » :


2.    Description des champs de la table Documents

 

Champs

Taille

Caractéristiques

Document

512 c

Titre du document : champ obligatoire.

Type Doc.

30 c

Type de document : champ à choix prédéfinis (Texte imprimé, Texte manuscrit, Partition musicale, Document cartographique, Document projeté vidéo, Enregistrement sonore, Ressource électronique, Ressource en ligne, Doc. Graphique, Doc. Multisupport, Objet 3D, autre). « Texte imprimé » par défaut.

Support

30 c

Champ obligatoire. Choix prédéfinis (idem champ support Notices).

Cote

30 c

Champ indexé ouvert.

Ressource

65 c

Champ de relation avec le fichier Ressources numériques.

Standard

65 c

Champ indexé ouvert (par exemple Pal, Secam, etc.).

ISBN

65 c

International Standard Book Number : indexé (index à 18 c) dédoublonné, possibilité de saisir deux ISBN séparés par « / », la saisie d’un ISBN propose un éditeur si la fiche éditeur contient ce début d’ISBN. Emplissage automatique par la conversion d’un code barre et inversement.
Gestion des ISBN à 10 chiifres ou à 13 chiffres.

Editeurs

400 c

Champ de relation avec le fichier Editeurs. Possibilité de saisir deux éditeurs séparés par « / ».

Collection

130 c

Champ de relation avec le fichier Collections. Si le champ ISSN d’une collection est renseigné, le champ ISSN de la fiche document est empli automatiquement au moment de la capture de cette collection.

ISSN

9 c

International Standard Serial Number : indexé. La saisie d’un ISSN permet d’afficher une proposition de collection si la fiche collection contient cet ISSN.

N° Collection

20 c

Non indexé.

Date de parution

14 c

Date d’édition du document : champ date type JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA ou AAAA.

Edition

65 c

Mention d’édition : champ indexé.

Nb. Exe.

6 c

Nombre d’exemplaires : indexé.

Coût D.

12 c

Non indexé.

N° normalisé

16 c

Numéro normalisé autre que ISBN et ISSN (référence commerciale par exemple) : champ indexé, dédoublonné.

Code barre

30 c

Champ indexé, dédoublonné, conversion automatique d’un ISBN en code barre et inversement.

Divers D.

130 c

Libre, indexé. Intitulé paramètrable.

Identité D.

30 c

Copyright. : champ avec contrôle des doublons (doublons interdits à la saisie), permet la mise à jour ou la suppression par importation. Emplissage automatique en saisie par code de griffage du logiciel + AA + MM + N° d’enregistrement.

Date d’importation

14 c

Date de l’importation de la fiche : champ date type JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA ou AAAA. Emplissage automatique avec la date du jour de l’mportation.

Date de saisie

14 c

Date de saisie de la fiche document : champ date type JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA ou AAAA. Emplissage automatique lors d’une saisie ou d’une importation.

Date de modif.

14 c

Date de la dernière modification de la fiche document : champ date type JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA ou AAAA. Emplissage automatique lors d’une modification ou d’une importation.

Temporaire

3 c

Fiche temporaire : au choix oui ou non. Utilisé pour des données temporaires ou virtuelles empli par défaut "Non".