Gestion du fonds, catalogage : création d’exemplaires
1. Masque
de saisie d’une Notice générale
b) Notice avec exemplaires rattachés
2. Création
de un (ou plusieurs) exemplaire(s)
3. Les
séries (de lecture suivie)
a) Création d’une série à partir de zéro
b) Création d’une série à partir d’un lot d’exemplaires
existants
Le masque de saisie d’une notice générale propose un bouton « Exemplaires (X) », où X est le nombre d’exemplaire rattachés à cette notice.
Nota : ce bouton apparait uniquement si la notice générale peut avoir
des exemplaires rattachés. Une notice de site internet, par exemple, ne peut
pas avoir d’exemplaire rattaché.
Si la notice générale n’a aucun exemplaire rattaché, l’intitulé du bouton est « Exemplaires (0) ».

Si on clique sur ce bouton, on appelle la fenêtre de création de nouveaux exemplaires.
Si la notice générale a au moins 1 exemplaire rattaché, lorsqu’on clique sur le bouton « Exemplaires », on affiche le masque de saisie d’un exemplaire pour naviguer parmi les exemplaires de la notice. Dans ce masque de saisie, le bouton « Créer de nouveaux exemplaires » permet d’appeler la fenêtre de création de nouveaux exemplaires.

Une fenêtre à onglet vous demande combien d’exemplaires vous voulez créer :

Pour le moment, nous nous intéressons au premier onglet « Création d’exemplaire ». Le second « création de série » sera abordé à la fin de cette rubrique.
Indiquez le nombre d’exemplaires à créer (généralement 1) et cliquez sur « Ok » pour valider leur création. Un fenêtre d’information vous indique le numéro de l’exemplaire que vous venez de créer.

Fenêtre indiquant la création d’un exemplaire
et le n° d’exemplaire attribué
Si vous avez créé plusieurs exemplaires, BCDI affichera tous les numéros d’exemplaires créés.
Nota : si vous saisissez plus de 30 exemplaires, BCDI vous demandera de confirmer avant de valider votre saisie.
Après avoir cliqué sur le bouton Ok, la (les) fiche(s) exemplaire(s) créée(s) s’affiche(nt) :

Remarquez que le champ Cote, le champ Coût
et le champ Support ont été renseignés automatiquement avec les valeurs des
champs Proposition de cote, Coût et Support saisies en Notices. Vous pouvez
cependant les modifier si vous le jugez nécessaire.
Remarquez aussi que le bouton « Enregistrer » n’est pas actif : il le deviendra dès que vous aurez modifié un champ.
Vous
pouvez laisser BCDI gérer vos exemplaires : il attribue automatiquement un
numéro (numéro d’enregistrement informatique dans
Nota : Si vous supprimez des exemplaires, BCDI va créer des « trous » dans sa numérotation. Lorsque vous créerez un exemplaire ensuite, le logiciel s’empressera de les « boucher » en proposant comme numéro d’exemplaire le numéro d’un exemplaire supprimé. Ceci peut être fort gênant si vous avez fait éditer vos étiquettes codes à barres, parce que ces étiquettes anciennes ne seront plus disponibles. C’est pour cela que nous vous déconseillons de supprimer des exemplaires, mais plutôt de changer leur Statut (champ Statut fermé) en indiquant « Mis au pilon ». Ainsi, vous ne créerez plus de trous et vous garderez un historique de vos suppressions.
Dans certains cas, vous pouvez être conduit à gérer vos prêts par « Code exemplaire » (le plus souvent, après la conversion sous BCDI des données provenant d’un autre système documentaire qui avait attribué ses propres codes d’exemplaires et dont les étiquettes codes à barres ont été collées sur les exemplaires : vous évitez ainsi un rééquipement).
BCDI va continuer à créer un numéro d’exemplaire, mais vous n’en tiendrez plus compte : vous devrez entrer le Code Exemplaire de votre choix (30 caractères au maximum, alphanumériques) dans le champ Code Exemplaire.
Il
est désormais possible, dans le paramétrage
de Bcdi, d’indiquer que vous gérez votre base uniquement avec le champ Code
exemplaire. Dans ce cas, au moment d’un prêt ou d’un retour, BCDI n’ira plus
jamais rechercher dans le champ « numéro exemplaire ». Consultez la
documentation spécifique -> Paramétrage
des Autorisations
Nota :
le champ Code exemplaire peut aussi être utilisé lors du prêt
inter-bibliothèques (de BCDI à BCDI ou prêts d’une BDP par exemple). Si
Ce sont des champs fermés très liés l’un à l’autre : ce n’est pas à vous de saisir le champ Situation, c’est BCDI qui, en fonction du statut de chaque exemplaire (s’il est prêtable ou non, et prêté ou non), va le renseigner :
Nota : par défaut, lors de la création d’exemplaires, BCDI renseigne le champ « Statut » par « En service » et le champ Situation par « Disponible ».
- Si Statut est « En service » ou « Archivé », l’exemplaire est prêtable :
1. si il est prêté , le champ Situation sera renseigné par « Sorti »,
2. si il n’est pas prêté, par « Disponible » ;
- Si Statut est « Hors-Prêt », Situation sera toujours « Disponible » ;
- Si Statut est « Perdu », « Mis au Pilon », « En restauration » ou « Autre », Situation sera toujours « Indisponible ».
Quittez
ensuite
« Quitter l’action en cours ». Vous
retournez dans la masque de saisie du document.
Pour saisir un nouveau document, vous pouvez :
-
soit utiliser le bouton-gomme
« Revenir
à une fiche vierge » (si votre nouveau document est du même type que le
précédent) ;
- soit quitter pour revenir à l’écran de sélection.
BCDI permet de regrouper plusieurs exemplaires d’une même notice générale pour définir une série. Ainsi définie, elle pourra faire l’objet de traitements particuliers lors du prêt, des statistiques… Il s’agit d’une notion d’exemplaire. On ne représente pas une série par l’un des exemplaires qui la constitue. Pourquoi privilégier un exemplaire par rapport aux autres ? Qu’arriverait-il si cet exemplaire était détérioré ou perdu ? On va donc représenter la série par un nouvel exemplaire, qui ne sera aucun exemplaire de l’ouvrage détenu par le CDI. Cet exemplaire fictif sera appelé tête de série. On peut très bien le matérialisé par une fiche cartonnée, à la manière d’un fantôme, sur laquelle on collera son numéro ou code d’exemplaire, son code barre…
Créer une série à partir de zéro, c’est créer le lot d’exemplaires qui la constitueront et la tête de série. C’est une opération de création d’exemplaire.

Cette fois-ci, nous nous intéressons au deuxième onglet de la fenêtre de création d’exemplaires. Dans la case de saisie, entrez le nombre d’exemplaires dont vous disposez et que vous voulez inclure dans cette série. Cochez la case « Créer aussi un exemplaire tête de série ». Dans l’exemple, nous allons créer une série de 25 exemplaires. Nous allons aussi créer l’exemplaire tête de série. Il y aura donc 26 exemplaires créés par cette opération.
Cliquez
sur le bouton « Ok ».

Si vous n’avez pas lancé l’application en client-serveur, vous verrez défiler autant de message d’information de création d’exemplaire, comme celui-ci-dessus, que vous avez créer d’exemplaires, soit 26 dans notre exemplaire. Si vous êtes en client-serveur, il n’y aura qu’un seul message d’information avec la liste des exemplaires.
Vous revenez sur le masque de saisie des exemplaires de la notice générale.

Le masque affiche l’exemplaire tête de série qui vient d’être créé.
Vous pouvez voir qu’il y a maintenant 2 boutons supplémentaires :
- Gérer le contenu de la série : appelle la fenêtre de gestion du contenu de la série ;
- Liste Exemplaires (25) : entre parenthèses est indiqué le nombre d’exemplaires qui constituent cette série nouvellement créée. Il ne compte pas l’exemplaire tête de série, mais uniquement les exemplaires physiques que vous avez créés.
Si vous disposez déjà, dans votre fonds, d’un lot d’exemplaires d’une même notice générale, que vous présentez à vos usagers comme une série de lecture suivie, vous pouvez aisément en faire une dans BCDI. Pour cela, revenez à la fenêtre de création d’exemplaires, dans l’onglet « Création de série ».

Cette fois-ci, vous n’avez pas d’exemplaire à créer, ils existent déjà dans votre fonds. Il ne vous manque que la tête de série. Cochez la case « Créez uniquement un exemplaire tête de série ».
Cliquez sur OK.

BCDI vous informe du numéro ou code de l’exemplaire tête de série qu’il vient de créer. Cliquez sur Ok.
Vous revenez dans le masque de saisie de la tête de série.

Comme nous n’avons pas créé les exemplaires en même temps, BCDI ne peut pas savoir que vous avez déjà des exemplaires à inclure dans cette série. La série contient donc actuellement 0 exemplaires. C’est pourquoi le bouton « Liste Exemplaire » n’est pas visible. Il faut maintenant déclarer les exemplaires que vous allez inclure dans cette nouvelle série. Pour cela utilisez le bouton « Gérer le contenu de la série ». Il ouvre la fenêtre de gestion du contenu de la série, grâce à laquelle vous allez choisir les exemplaires à y inclure.
Reportez-vous à l’aide spécifique à la gestion du contenu d’une série.