Gestion du prêt, Rendre anonyme, les prêts ou les réservations
1. A quoi servent ces fonctionnalités
3. Rendre
les réservations anonymes
1. Choix de
l’emprunteur anonyme
2. Choix de
la date période de recherche
3. Facultatif :
filtrer les emprunteurs sur un ou plusieurs Statuts
4. Facultatif :
filtrer les emprunteurs selon une Classe
5. Optionnel :
Confirmer chaque changement
Dans ce module, nous allons proposer des fonctionnalités pour permettre aux gestionnaires de respecter les recommandations de la CNIL concernant les prêts :
Article 4
Les
informations relatives à l'identité des emprunteurs sont conservées tant qu'ils
continuent à participer au service de prêts. La radiation peut être demandée
par l'emprunteur lui-même.
Lorsque
celle-ci n'est pas demandée par l'emprunteur, elle doit intervenir d'office et
dans tous les cas à l'issue d'un délai d'un an à compter de la date de fin de
prêt précédent.
Les
informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu'à la fin du quatrième
mois suivant la restitution de l'objet du prêt. Au-delà de ce délai, les
informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être conservées
sur support papier que pour les besoins et la durée d'un contentieux éventuel.
Cette fonctionnalité permet de satisfaire la 3ème recommandation ci-dessus : les prêts retournés depuis plus de 4 mois doivent être rendus anonymes.
On ne veut pas supprimer ces prêts de la base de données. On souhaite les conserver à des fins de statistiques. Les fiches de prêts elles-mêmes n’ont aucune information nominative. Chaque fiche de prêt dispose des champs Statut et Classe, dont la valeur est remplie par la valeur du champ équivalent de l’emprunteur, au moment du prêt. Nous n’avons donc plus besoin de la relation entre le prêt et l’emprunteur, lorsqu’on souhaite faire des statistiques de prêts en rapport avec ces champs. Attribuer un prêt à un autre emprunteur que celui qui l’a effectué, un emprunteur qui n’aurait aucune information nominative, suffit pour rendre ce prêt anonyme. Cette fonctionnalité va donc simplement attribuer ces prêts à un emprunteur anonyme.
Depuis la version 2.20 de BCDI, les réservations ne sont plus supprimées lorsqu’elles sont transformées en prêt. On ne fait que changer son état à des fins de statistiques. Il faut donc les traiter de la même manière que les prêts, au regard de la CNIL.

Seuls les prêts
retournés seront affectés par cette fonctionnalité.
Les prêts en cours ne seront pas affectés.

Seules les réservations transformées en prêt ou annulées seront affectées par cette fonctionnalité.
Les réservations dont l’état n’est pas « Ex. prêté » ni « Annulée » ne seront pas affectées.
Les 2 opérations fonctionnent exactement de la même manière. Dans les explications qui suivent, nous rendront les prêts anonymes. Pour les réservations, seul le bandeau supérieur de la fenêtre « Prêt retournés » sera remplacé par « Réservations prêtées ou annulées ». Prêts et réservations se comportent de la même façon vis-à-vis des champs Statut et Classe de l’emprunteur.
Un emprunteur anonyme a son champ Type d’emprunteur= « Anonyme » (voir la documentation spécifique).
La première étape est de choisir l’emprunteur anonyme qui va recevoir ce lot de prêts. Dans la boîte de saisie « Emprunteur anonyme », on peut :
- Saisir texte : le texte doit correspondre à un emprunteur anonyme existant sinon la saisie ne sera pas valide ;
- Capturer un emprunteur dans l’index par la touche F2 ou un double-click dans la case : dans la fenêtre d’index qui surgit, seuls les emprunteurs anonymes sont affichés. Lors de la première utilisation de cette fonctionnalité, cet index sera vide ;
- Utiliser le bouton « Voir, saisir » : permet de naviguer parmi les fiches d’emprunteurs anonymes existants ou de créer une nouvelle fiche d’emprunteur anonyme. Si on crée un nouvelle fiche, sont champ type d’emprunteur sera forcé à la valeur « Anonyme ».
Il faut ensuite fixer la période de recherche, grâce aux 2 contrôles de calendrier « début de période » et « fin de période ». Par défaut la fin de période est fixée à aujourd’hui moins 4 mois et le début de période est fixé à la date de retour du prêt le plus ancien de la base. Ainsi, tous les prêts, qui ont été retournés il y 4 mois ou plus, seront concernés par l’opération.
Rappel : au moment
d’un prêt, les valeurs des champs Statut et Classe de l’emprunteur qui fait le
prêt sont copiés dans les champs équivalents de la fiche de prêt. Il n’y a pas
de relation, pour ces valeurs, entre le prêt et l’emprunteur. Si ces valeurs
changent, par la suite, dans la fiche emprunteur, elles ne changeront pas dans
la fiche du prêt
Vous avez la possibilité de filtrer les statuts dont vous allez rendre les prêts anonymes. Dans la liste, cochez le ou les statuts que vous voulez inclure dans l’opération. Seuls les prêts d’emprunteurs de ces statuts seront affectés.
Si vous ne cochez aucun statut, il n’y aura pas de filtre. Le bouton « Tout sélectionner » en bas à gauche de la fenêtre, est une aide pour cocher tous les statuts en un seul clic. Cocher tous les statuts revient à désactiver le filtre : inclure tous les statuts revient à n’en exclure aucun donc désactiver le filtre.
Rappel : au moment
d’un prêt, les valeurs des champs Statut et Classe de l’emprunteur qui fait le
prêt sont copiés dans les champs équivalents de la fiche de prêt. Il n’y a pas
de relation, pour ces valeurs, entre le prêt et l’emprunteur. Si ces valeurs
changent, par la suite, dans la fiche emprunteur, elles ne changeront pas dans
la fiche du prêt
Grâce à la case de saisie « Classe » vous pouvez ajouter un filtre sur la classe d’emprunteurs qui seront affectés. Vous pouvez :
- Saisir un texte : si ce texte ne correspond à aucune classe existante, la saisie ne sera pas validée ;
- Capturer une classe dans l’index : par la touche F2 ou un double-click dans la case de saisie.
Seuls les prêts de cette classe seront affectés.
Si vous laissez la case vide, il n’y aura pas de filtre supplémentaire.
La case « Confirmer chaque changement » si elle est cochée, fera défiler une à une les fiche de prêt qui seront affectées. Vous pourrez alors contrôler quels prêts seront affectés.
Lancez l’opération en cliquant sur le bouton « Rendre anonyme ».
Les prêts qui répondent aux critères suivants seront affectés :
- Le prêt doit avoir été retourné ;
- (La réservation doit être annulée ou transformée en prêt ;)
- La date de retour est dans l’intervalle choisi en 2 « débute de période » – « Fin de période » ;
- Si des filtres facultatifs ont été choisis en 3 ou 4, les champs Statut et/ou Classe doivent correspondre aux filtres.
Un message d’avertissement vous informe du nombre de prêts concernés.

Pour tous ces prêts, BCDI va basculer l’emprunteur vers l’emprunteur anonyme choisi en 1.
Si vous avez coché la case « Confirmer chaque changement », BCDI affiche les fiches de prêts concernés par la modification une par une et vous posera la question « Changer ? »

A cette question vous pouvez répondre :
- Oui : la fiche de prêt sera affectée à l’emprunteur anonyme et on passe au prêt suivant
- Non : la fiche de prêt restera attachée à son emprunteur d’origine et on passe au prêt suivant
- Abandonner : la fiche de prêt reste attachée à son emprunteur d’origine et on interrompt l’opération. Les prêts suivants ne seront pas proposés, ne seront pas modifiés. On n’annule pas les modifications des prêts qui sont déjà passés. Ceux-là sont maintenant attribués à l’emprunteur anonyme.
- Oui pour tout : la fiche de prêt sera affectée à l’emprunteur anonyme, ainsi que toutes les suivantes, et on ne posera plus la question.
Si vous n’avez pas coché l’option « Confirmer chaque changement » ou si vous avez répondu « Oui pour tout » à la question ci-dessus, BCDI va enchainer les modifications des fiches de prêts. Ces fiches font défiler rapidement à l’écran.