Recherche gestionnaire : changements par lots

 

1.      Déterminer le lot de fiches à modifier. 1

2.      L’écran de changement par lots. 2

3.      Choisir le champ à modifier. 3

4.      Déterminer les valeurs à rechercher. 3

a)     Liste de valeurs existantes. 4

b)     Valeur saisie. 4

c)     Toutes les fiches du lot 5

d)     Champ vide. 5

e)     Option de remplacement et de correspondance du texte. 5

5.      Déterminer la valeur de remplacement 5

a)     Remplacer par une valeur saisie. 6

b)     Remplacer par un autre champ. 7

6.      Options de remplacement 7

7.      Exécution du changement par lot 8

8.      Autre commandes. 9

9.      Exemples pratiques. 9

 

Cette fonction vous permet d’effectuer une série de changements de valeurs, sur un lot de fiches, en une seule opération.

1.   Déterminer le lot de fiches à modifier

Le point de départ de cette fonctionnalité est une recherche gestionnaire. Les fiches modifiées seront les résultats de cette recherche. Il faut donc choisir la table sur laquelle portera la recherche gestionnaire. Il peut s’agir de toute table présente dans le menu « Recherche > Recherche gestionnaire > … ». Il faut lancer la recherche, avec le bouton .

On entre dans le module de changements par lots avec le bouton  . BCDI affiche alors l’écran de changement par lots.

1.   L’écran de changement par lots

 

Dans le bandeau supérieur, les informations suivantes sont visibles :

-       L’équation de recherche qui a généré le lot de fiches à modifier (dans l’exemple « Tout ») ;

-       La table d’où sont extraites les fiches du lot (dans l’exemple, la table Exemplaires) ;

-       Le nombre de fiches dans le lot (dans l’exemple 114419).

2.   Choisir le champ à modifier

Il faut choisir le champ de ces fiches qui sera modifié. Pour cela, déroulez la liste « Champ à modifier » et sélectionnez le champ.

La sélection d’un champ va préparer la liste des valeurs existantes de ce champ. Cette opération peut être longue. Pendant ce temps, le logiciel sera occupé.

3.   Déterminer les valeurs à rechercher

On détermine ces valeurs dans l’onglet « Valeurs à changer ».

Dès que le champ à modifier est sélectionné (dans l’exemple le champ Emplacement de la table Exemplaires), la liste de valeurs existantes dans ce champ se remplit. Pour les champs multi-valués, les valeurs existantes sont proposées unitairement. Si une fiche contient la combinaison « Valeur 1 / Valeur 2 », la liste proposera 2 entrées : « Valeur 1 » et « Valeur 2 ».

Il faut déterminer un critère de recherche de texte à remplacer. Il portera sur le contenu du champ sélectionné en 3. Pour chaque fiche du lot constitué en 1, si la valeur du champ contient le texte qu’on va choisir dans cette étape, alors le texte de ce champ sera modifié.

Plusieurs options de recherche dans le texte du champ, mutuellement exclusives, sont à votre disposition.

a)    Liste de valeurs existantes

Sélectionnez une entrée dans la liste « Valeurs existantes » puis cliquez sur le bouton , vous ajoutez cette valeur à la liste des « Valeurs à changer ». Vous pouvez retirer des valeurs de cette liste en sélectionnant la valeur à retirer et en cliquant sur le bouton .

Vous voyez que le titre « Valeurs à changer » passe en rouge signalant, ainsi que cette option est choisie pour déterminer les valeurs à modifier.

Seules les fiches, dont le champ sélectionné en 3 contient une des valeurs de cette liste, seront modifiées. Comme nous avons sélectionné les valeurs à rechercher dans un index du champ, le contenu du champ sera en fait égal au texte recherché. Pour les champs multi-valués, il faut au moins qu’une des valeurs du champ contienne (en fait soit égale à) une des valeurs de cette liste.

b)   Valeur saisie

Dans la case de saisie « Valeur saisie », vous pouvez taper un texte libre.

« Valeur saisie » passe en rouge pour signaler que vous avez choisi cette option pour déterminer les valeurs à modifier.

Seules les fiches, dont le champ sélectionné en 3 contient ce texte saisi, seront modifiées. Nous détaillerons plus loin des options de correspondance entre texte saisi, et texte existant dans le champ. Pour les champs multi-valués, il faut qu’au moins une des valeurs du champ contienne le texte saisi.

c)    Toutes les fiches du lot

Cliquez sur le bouton radio « Tout », vous voulez que toutes les fiches du lot déterminé en 1 soient modifiées, y compris les fiches dont le champ sélectionné en 3 est vide.

d)   Champ vide

Cliquez sur le bouton radio « Vide » si vous voulez que toutes les fiches du lot déterminé en 1, et dont le champ sélectionné en 3 est vide, soient modifiées.

e)    Option de remplacement et de correspondance du texte

Le bandeau du bas de la fenêtre contient des options qui sont inactives dans cet onglet. Elles deviennent actives dans l’onglet suivant.

4.   Déterminer la valeur de remplacement

On détermine cette valeur dans l’onglet « Valeurs de remplacement ».

Le bandeau en haut de cet onglet rappel les options sélectionnées dans l’onglet précédent (dans l’exemple, il s’agit de 2 valeurs existantes).

Il faut maintenant déterminer quelles valeurs vont remplacer la valeur recherchée, déterminée en 4. Seules les fiches du lot constitué en 1 et dont le champ sélectionné en 3 satisfait le critère de recherche déterminé en 4 seront modifiées.

La modification portera sur la valeur du champ sélectionné en 3. C’est le texte recherché, déterminé en 4, qui sera modifié.

a)    Remplacer par une valeur saisie

Cette option permet de remplacer la valeur recherchée par une valeur choisie par le gestionnaire.

Notez que le label de la case de saisie prend le nom du champ sélectionné en 3 (dans l’exemple le champ Emplacement de la table Exemplaire).

Dans la case de saisie, vous pouvez afficher l’index du champ (avec la touche F2 ou en double-cliquant dans la case) pour capturer une valeur existante de ce champ.

Le champ sélectionné en 3 peut être un champ de liaison, dont la valeur fait référence à une fiche d’une autre table (comme le champ « Auteur » pour les fiches Notices, le champ « Ressource E » pour les fiches Exemplaires…). Vous pouvez alors aussi cliquer sur le bouton « Voir, saisir ». Il ouvre le masque de saisie de cette table de référence. Vous pouvez alors faire défiler les fiches de cette table ou en créer de nouvelles.

Il y a 3 options, mutuellement exclusives :

-       Texte saisi ou capturé : si la valeur du champ recherchée est trouvée elle est modifiée par la valeur saisie ;

-       « Effacer la valeur saisie ou sélectionnée » : si la valeur recherchée est trouvée, le texte recherché, et seulement ce texte, est supprimé (si on cherche « histoire », alors « la préhistoire » deviendra « la pré ») ;

-       « Vider le contenu du champ destination » : si la valeur recherchée est trouvée, tout le contenu du champ est vidé (si on chercher « histoire », alors « la préhistoire » sera vidé).

Notez que le texte « Remplacer par la valeur » est passé en rouge pour signaler que cette option a été choisie pour la valeur de remplacement.

b)   Remplacer par un autre champ

Cette option, permet d’aller chercher la valeur de remplacement dans un autre champ de la fiche à modifier.

Si le texte recherché est trouvé, il sera modifié par la valeur du champ choisi ici, pour la même fiche. On copie la valeur du champ source dans le champ sélectionné en 3. Le champ source peut provenir d’une autre table, pourvu qu’il y ait une liaison cohérente avec la table qui fait l’objet de la recherche gestionnaire établie en 1.

La case à cocher « Vider le contenu du champ origine » est facultative et n’est pas exclusive du choix d’un champ source. Elle permet de vider ce champ après la copie. La copie devient ainsi un déplacement.

Notez que le texte « Remplacer par un autre champ » est passé en rouge pour signaler que c’est cette option qui a été choisie pour la valeur de remplacement.

5.   Options de remplacement

Le premier jeu d’options, mutuellement exclusives, est constitué de :

-       Remplacer : on remplace la valeur recherchée par la valeur de remplacement ;

-       Ajouter avant : la valeur de remplacement est concaténée avant la valeur recherchée ;

-       Ajouter après : la valeur de remplacement est concaténée après la valeur recherchée.

Le second jeu d’options, mutuellement exclusives, est constitué de :

-       Toutes les occurrences : si la valeur recherchée est présente plusieurs fois dans le champ, toutes les occurrences seront modifiées (par exemple, dans le résumé d’une notice, tous les occurrences de « patate » seront remplacées par « pomme de terre ». Sinon, seule la première occurrence est modifiée ;

-       Tout le champ : si la valeur recherchée est trouvée dans le texte du champ, l’intégralité du champ est modifiée ;

Nota : combinée aux options précédentes, la valeur de remplacement peut être concaténée, avant ou après, plutôt que de remplacer une valeur.

Le troisième jeu présente des options facultatives :

-       Expression exacte : la valeur recherchée est considérée comme trouvée si un mot entier correspond (ex : si on recherche histoire, on ne trouvera pas préhistoire) ;

-       Différencier MAJ/min : sensibilité à la casse dans la recherche (ex : si on recherche « Histoire », on ne trouvera pas « histoire »).

6.   Exécution du changement par lot

Remarquez la case à cocher « Confirmer chaque changement », qui est cochée par défaut. Cette option, si elle est cochée, arrêtera le défilement des fiches dès que la valeur recherchée sera trouvée. Vous pourrez alors contrôler le résultat du changement et l’accepter ou le refuser.

Cliquez sur le bouton « Lancer » pour lancer le changement par lots. Un message récapitulatif succinct vous demande de confirmer l’opération.

Si vous avez coché l’option « Confirmer chaque changement », dès qu’une fiche satisfait les critères de recherche déterminés en 4, le défilement s’arrête. BCDI vous posera la question :

Si vous répondez :

-       Oui : la fiche est modifiée et on reprend le défilement des fiches ;

-       Non : la fiche n’est pas modifiée et on reprend le défilement des fiches ;

-       Abandonner : la fiche n’est pas modifiée et l’opération est interrompue. Les changements dans les fiches déjà modifiées ne sont pas annulés ;

-       Oui pour tout : la fiche est modifiée, on reprend le défilement des fiches et on ne posera plus cette question.

Si vous avez décoché l’option « Confirmer chaque changement » ou si vous avez répondu « Oui pour tout », les fiches à modifier défilent rapidement et les changements sont automatiquement acceptés.

Vous pouvez interrompre l’opération en cliquant avec le bouton droit de la souris. BCDI vous demande alors :

Si vous répondez :

-       Oui : le changement par lot est terminé. Les changements des fiches déjà modifiées ne sont pas annulés ;

-       Non : le changement par lots reprend où il s’était interrompu.

7.   Autre commandes

Le bouton  efface tout le formulaire de changement par lots. Vous pouvez repartir du choix du champ à modifier.

Le bouton  quitte ce formulaire sans lancer le changement par lots. Vous revenez à l’écran de recherche gestionnaire.

8.   Exemples pratiques

Vous trouverez quelques exemples pratiques de changements par lot dans cette fiche d’aide.