Gestion du prêt, gestion des emprunteurs, supprimer les emprunteurs inactifs

 

1.      A quoi sert cette fonctionnalité. 1

2.      Rechercher les emprunteurs inactifs. 2

3.      Supprimer les emprunteurs inactifs. 3

4.      Fiches de prêts associées. 4

1.   A quoi sert cette fonctionnalité

Dans ce module, nous allons proposer des fonctionnalités pour permettre aux gestionnaires de respecter les recommandations de la CNIL concernant les prêts :

Article 4

Les informations relatives à l'identité des emprunteurs sont conservées tant qu'ils continuent à participer au service de prêts. La radiation peut être demandée par l'emprunteur lui-même.

Lorsque celle-ci n'est pas demandée par l'emprunteur, elle doit intervenir d'office et dans tous les cas à l'issue d'un délai d'un an à compter de la date de fin de prêt précédent.

Les informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu'à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l'objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être conservées sur support papier que pour les besoins et la durée d'un contentieux éventuel.

Cette fonctionnalité permet de remplir la 2ème recommandation ci-dessus : la suppression des emprunteurs qui n’ont plus d’activité de prêt depuis 1 an.

2.   Rechercher les emprunteurs inactifs

Il faut commencer par fixer une date limite d’inactivité. Tous les emprunteurs, dont le dernier retour de prêt est antérieur à cette date, seront considérés anonymes. Par défaut, et pour respecter la recommandation de la CNIL, la date est fixée à aujourd’hui moins 1 an. De fait, tous les emprunteurs dont le dernier retour de prêt est antérieur à cette date, n’ont plus d’activité depuis plus d’un an.

Les emprunteurs qui ont au moins 1 prêt en cours ne sont jamais considérés comme inactifs.

On lance la recherche en cliquant sur le bouton « Rechercher ». On obtient la liste des emprunteurs inactifs depuis la date choisie :

Comme indiqué au-dessus de la liste, les colonnes sont :

-       Emprunteur

-       Activité

-       Date du dernier retour de prêt

1.   Supprimer les emprunteurs inactifs

Sélectionnez les emprunteurs que vous voulez supprimer de la base de données. Par défaut, tous les emprunteurs trouvés lors de la recherche lancée en 2 sont cochés. Le bouton « Tout désélectionner », permet de tout décocher en 1 click. Il devient « Tout sélectionner » dès qu’un emprunteur est décoché et permet de cocher tous les emprunteurs en 1 click.

L’option « Confirmer suppression » vous permettra de valider la suppression de chaque emprunteur.

Cliquez sur le bouton  pour lancer la suppression.

BCDI affiche un message de confirmation qui vous rappelle combien d’emprunteurs vont être supprimés.

Si vous avez coché a case « Confirmer suppression », BCDI fait défiler les fiches emprunteur qu’il compte supprimer et vous demande de confirmer la supprimer.

Si vous répondez :

-       Oui : la fiche emprunteur est supprimée et on passe à la fiche suivante de la liste

-       Non : la fiche emprunteur n’est pas supprimée et on passe à la fiche suivante de la liste

-       Abandonner : la fiche n’est pas supprimée et on interrompt la suppression. Le reste des fiches de la liste n’est pas supprimé. Les fiches déjà supprimées ne sont pas récupérées.

-       Oui pour tout : la fiche est supprimée et on enchaine la suppression des autres fiches de la liste sans reposer cette question.

Si vous n’avez pas coché la case « Confirmer suppression » ou si vous avez répondu « Oui pour tous », les fiches défilent rapidement et sont toutes supprimées.

 

2.    Fiches de prêts associées

Pour qualifier un emprunteur d’inactif, on se base sur le champ « Dernier retour le » de sa fiche emprunteur. Ce champ est automatiquement rempli lors d’un retour de prêt de cet emprunteur.

On ne peut pas se baser sur la date de retour de la fiche de prêt car, si on a respecté les recommandations de la CNIL en termes d’anonymation de prêts, tous les prêts rendus depuis plus de 4 mois ne sont plus associés aux emprunteurs originaux, mais à des emprunteurs anonymes (voir Rendre les prêts anonymes).

S’il reste des prêts attachés aux emprunteurs inactifs, comme lors de toute suppression d’emprunteurs, ces prêts seront supprimés. BCDI n’affiche pas de message d’avertissement supplémentaire pour vous informer de la suppression de ces prêts. Ils sont forcément retournés depuis plus de 4 mois (ils le sont depuis plus d’un an). L’avantage d’être passé d’abord par la fonction d’anonymation des prêts, c’est qu’au lieu d’être supprimés, ils seront rattachés à un emprunteur anonyme et pourront faire l’objet de diverses statistiques.